Để tiết kiệm thời gian cho cư dân, cũng như tối ưu hóa quy trình xử lý thủ tục hành chính, Cục quản lý xuất nhập cảnh đã cho phép người nước ngoài (thuộc một số trường hợp) có thể xin gia hạn visa online.
Vậy làm sao để thực hiện thành công? Cùng xem hướng dẫn trong bài viết nhé!
- Không cần phải đến cửa sổ tiếp nhận của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú.
- Bạn có thể nộp đơn từ nhà hoặc văn phòng, 24 giờ mỗi ngày, 365 ngày mỗi năm. ※Lưu ý rằng hệ thống có thể tạm ngừng vài lần trong năm để bảo trì.
- Không mất phí sử dụng hệ thống.
- Bạn có thể nhận thẻ cư trú qua bưu điện.
Các tư cách lưu trú có thể xin gia hạn online
Thủ tục gia hạn visa tại Nhật có thể áp dụng online cho những đối tượng sau:
- Kỹ thuật – Tri thức nhân văn – Nghiệp vụ quốc tế
- Du học sinh
- Thực tập sinh kỹ năng
- Lao động có kỹ năng đặc định
- Vợ/chồng người Nhật
- Vĩnh trú
Trường hợp đủ điều kiện để làm thủ tục gia hạn visa tại Nhật online
Nếu thuộc một trong 7 trường hợp sau, bạn có thể nộp đơn online:
- Xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện (để nhập cảnh Nhật Bản)
- Xin thay đổi tư cách lưu trú
- Xin gia hạn thời gian lưu trú
- Xin cấp tư cách lưu trú (cho phép người đã từ bỏ quốc tịch Nhật Bản hoặc người nước ngoài sinh con ở Nhật, có thể lưu trú hơn 60 ngày kể từ lúc xảy ra hai trường hợp này)
- Xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện lao động
- Xin giấy phép tái nhập cảnh
- Xin tham gia vào các hoạt động khác ngoài hoạt động được phép theo tư cách lưu trú
Cần chuẩn bị những gì để nộp đơn online?
Khi làm thủ tục gia hạn visa tại Nhật online, người lao động cần chuẩn bị:
- Thẻ My Number
- Thẻ cư trú
- Máy tính (Để đăng ký online, bạn sẽ cần tải một phần mềm. Tuy nhiên, phần mềm này không tương thích với điện thoại) ※Máy Mac M1 cũng ok nha ^-^
- Đầu đọc/ghi thẻ IC (có thể đọc thông tin trên thẻ My Number khi kết nối thẻ với máy tính)
Lưu ý: Nếu chưa có đầu đọc, bạn nhập「 ICカードリーダライタ」để tìm mua sản phẩm trên Amazon, Rakuten với giá từ 1~2 Sen.
Link bên dưới là đầu đọc mình đã mua và sử dụng thành công trên máy MAC M1. Dĩ nhiên cũng sẽ đối ứng cho cả máy Window.
 | I-O DATA｜アイ・オー・データ 接触型ICカードリーダーライター USB-A接続 (Mac/Windows11対応) USB-ICCRW2 [マイナンバーカード対応] 価格:1920円 |
Các bước xin gia hạn visa online
Bước 1: Tải xuống và cài đặt phần mềm JPKI
Các bạn truy cập tại JPKI 利用者クライアントソフト để tải xuống phần mềm. Đừng quên kiểm tra hệ điều hành trên máy của bạn, trước khi lựa chọn phiên bản tải xuống phù hợp.
Theo kinh nghiệm của nhiều người từng đăng ký, thì trình duyệt Edge/Chrome trên máy tính Windows có tỷ lệ thành công cao nhất. Mình sài Mac M1 đã tải về và thực hiện thành công nên các bạn cứ yên tâm.
Tham khảo hướng dẫn tải và cài đặt tại đây.
Bước 2: Thêm tiện ích mở rộng (extension) cho Chrome/Edge/
Lưu ý, bước này rất quan trọng. Nếu bỏ qua, bạn sẽ không dùng được phần mềm.
Đối với Chrome:
Thông thường, sau khi cài đặt xong và khởi chạy JPKI, màn hình sẽ tự động xuất hiện nút “Chromeに追加” (thêm vào Chrome).
Bạn bấm vào đó, và tiếp tục bấm “拡張機能を追加” để hoàn tất việc cài đặt.
Đối với Edge:
Nếu trên màn hình không có nút thêm extension, bạn có thể chọn “拡張機能を許可する” (cho phép tiện ích mở rộng).
Lúc này, nút “Chromeに追加” (thêm vào Chrome) sẽ hiển thị, bạn chỉ cần bấm vào đó và bấm “拡張機能の追加” (thêm tiện ích mở rộng) để hoàn tất việc thêm extension.
Đối với Safari:
Chọn tab “Tiện ích mở rộng” và xác nhận rằng “Phần mềm khách hàng người dùng Safari/Chrome” đang hiển thị, sau đó đánh dấu vào ô checkbox để kích hoạt.
Bước 3: Đăng ký tài khoản trên hệ thống
Để đăng ký người dùng mới trên hệ thống, bạn thực hiện các bước theo thứ tự như sau:
Kết nối đầu đọc/ghi thẻ IC với máy tính của bạn và lắp thẻ My Number vào.
Truy cập hệ thống đăng ký cư trú trực tuyến, và chọn “外国人本人・その他” (Người nước ngoài/Khác) để đăng ký người dùng mới.
Lúc này, phần mềm JPKI sẽ tự động khởi chạy.
Nếu bạn xin phép thay đổi tình trạng cư trú hoặc gia hạn thời gian lưu trú, bạn sẽ được yêu cầu nhập thông tin thẻ My Number.
Nhập mật khẩu (từ 6 đến 16 ký tự chữ và số) của thẻ My Number.
Thiết lập mật khẩu cho tài khoản người dùng (nhập 4 chữ số và bấm OK).
Trên màn hình đăng ký thông tin người dùng, hãy điền thông tin cá nhân của bạn (tên, giới tính, địa chỉ,…).
Lưu ý: Sau khi đăng ký tài khoản, một email xác nhận sẽ được gửi đến hộp thư của bạn. Do đó, hãy cẩn thận kiểm tra trong mục hộp thư đến và thư rác. Ngoài ra, hãy chắc chắn bạn không cài đặt chặn thư có đuôi @ras-immi.moj.go.jp.
Bước 4: Chuẩn bị các giấy tờ đăng ký online
Ngay cả khi đăng ký online, bạn vẫn cần chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn visa đầy đủ. Các giấy tờ cần thiết sẽ khác nhau tùy vào loại tư cách lưu trú, và ngành nghề làm việc. Để chắc chắn, bạn nên tìm hiểu trước, và hỏi bộ phận nhân sự trong công ty để được cung cấp giấy tờ liên quan đến công ty
Về cơ bản, những loại tài liệu sau đây thường không thể thiếu:
- Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書), có thể tải tại đây. Lưu ý: đối với những phần liên quan đến công ty trong đơn, bạn nên hỏi hoặc đề nghị bộ phận nhân sự điền hộ.
- Giấy tờ nộp thuế/trả lương của công ty (給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表) có thể xin công ty cấp.
- Hộ chiếu hoặc thẻ lưu trú.
- Ảnh 3×4 bản mềm.
Lưu ý: Do nộp đơn online, nên tất cả giấy tờ đều phải là bản mềm. Nếu bạn chỉ có hộ chiếu, thẻ cư trú bản cứng, thì bạn cần scan (dùng máy quét, chuyển thông tin trên giấy thành ảnh kỹ thuật số). Sau đó, bạn gộp tất cả giấy tờ vào một file PDF(Kích cỡ không quá 10MB).
Bước 5: Đăng nhập và nộp hồ sơ trên hệ thống online
Bạn làm theo các bước sau để nộp giấy tờ đăng ký lên hệ thống:
- Gắn thẻ My Number vào đầu đọc và kết nối tới máy tính
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã đăng ký
- Điền vào form (mẫu đơn) gia hạn visa, và chọn phương thức nhận thẻ mới (gửi qua bưu điện hoặc lấy tại văn phòng cục).
- Upload 1 file PDF duy nhất (chứa các giấy tờ cần thiết để đăng ký).
- Upload ảnh thẻ.
- Bấm nút nộp đăng ký.
- Đợi kiểm tra email xác nhận.
Thông thường, bạn sẽ nhận được thông báo sau 2-4 tuần và nếu thành công, bạn cần chuẩn bị 4000 Yên để mua tem nhận thẻ lưu trú mới.
Mỗi loại visa và trường hợp xin gia hạn sẽ yêu cầu những giấy tờ khác nhau khi làm thủ tục. Để tránh gặp rắc rối phải bổ sung, thao tác lại nhiều lần, bạn nên truy cập trang web của Cục quản lý xuất nhập cảnh để tìm hiểu kỹ, hoặc gọi điện trực tiếp lên Cục để hỏi (có trợ giúp bằng tiếng Việt, Anh hoặc Nhật).
Q1. Có thể đăng ký trực tuyến từ nước ngoài không?
A1. Dù là đăng ký trực tuyến, bạn không thể đăng ký từ nước ngoài. Hệ thống đăng ký trực tuyến của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú cũng có hạn chế truy cập từ địa chỉ IP nước ngoài, vì vậy không thể truy cập từ các quốc gia khác.
Q2. Tôi nhận thấy có sai sót trong thông tin đã nhập. Tôi phải làm gì?
A2. Vui lòng liên hệ với Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Cư trú nơi đã tiếp nhận đơn của bạn.
Q3. Tôi có thể đăng ký trực tuyến từ smartphone hay tablet không?
A3. Hệ thống đăng ký trực tuyến không đảm bảo hoạt động trên trình duyệt của smartphone hoặc tablet, vì vậy chúng tôi khuyến khích bạn sử dụng máy tính để đăng ký.
Q4. Nếu tôi quên mật khẩu của hệ thống đăng ký trực tuyến thì phải làm sao?
A4. Vui lòng truy cập vào màn hình đăng nhập của hệ thống đăng ký trực tuyến và chọn “Quên mật khẩu” để thực hiện việc đặt lại mật khẩu.
Q5. Tôi đang cố gắng đăng ký với tư cách là “Người nước ngoài” nhưng chỉ có thể nhập thông tin đến phần “Thông tin cá nhân (Bước 2-2)”. Nếu tôi đăng ký với tư cách là người nước ngoài thì thông tin về nơi làm việc có cần thiết không?
A5. Đối với những người đăng ký theo các loại visa như Giáo sư, Nghệ thuật, Tôn giáo, Báo chí, Chuyên gia cao cấp, Quản lý, Luật, Kế toán, Y tế, Nghiên cứu, Giáo dục, Công nghệ, Tri thức nhân văn, Công việc quốc tế, Chuyển nhượng trong công ty, Chăm sóc, Biểu diễn, Kỹ năng, Kỹ năng đặc biệt, Thực tập kỹ năng, Hoạt động văn hóa, Du học, Đào tạo và Thăm gia đình, khi đăng ký chứng nhận tư cách cư trú, xin cấp phép gia hạn thời gian cư trú, hoặc xin thay đổi tư cách cư trú, người nước ngoài cần phải nộp đơn và giấy tờ bổ sung từ cơ quan quản lý phù hợp với loại visa của mình.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết của Tohasho Blog về thủ tục gia hạn visa tại Nhật online. Chúc các bạn thành công!
Comments